Αναλυτικό Παράδειγμα Συγχώνευσης Αλληλογραφίας

Αναλυτικό Παράδειγμα Συγχώνευσης Αλληλογραφίας Με τη βοήθεια ενός τυποποιημένου κειμένου και ενός αρχείου, που περιέχει δεδομένα, μπορούμε, συνδυάζοντάς τα σ’ ένα έγγραφο, να εκτυπώσουμε Επιστολές, Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, Φακέλους, Ετικέτες και Καταλόγους αυτοματοποιημένα, χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσουμε ένα νέο έγγραφο ή να τροποποιούμε το έγγραφό μας για κάθε παραλήπτη κάθε φορά. Για να κάνουμε συγχώνευση αλληλογραφίας για τη δημιουργία μίας πρόσκλησης στο πάρτι μας, ακολουθούμε τα εξής: • Ανοίγουμε ένα νέο κενό έγγραφο και το αποθηκεύουμε στο δίσκο με όνομα Πρόσκληση σε πάρτι. • Κάνουμε κλικ στο κουμπί Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας που βρίσκεται στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας της καρτέλας Στοιχεία αλληλογραφίας. • Κάνουμε κλικ στην εντολή Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα. • Ανοίγει το παράθυρο εργασιών με ενεργή τη Συγχώνευση αλληλογραφίας. • Στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών, βλέπουμε ότι βρισκόμαστε στο Βήμα 1 από 6. • Στην περιοχή “Επιλογή τύπου εγγράφου”, κάνουμε κλικ στην επιλογή Επιστολές. • Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στη σύνδεσμο Επόμενο: Έγγραφο εκκίνησης. • Περνάμε στο Βήμα 2 από 6. Πληκτρολογούμε το κείμενο που θέλουμε να φαίνεται στην πρόσκλησή μας. • Για να μετατρέψουμε το κείμενο που πληκτρολογήσαμε σε κύριο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάνουμε κλικ στην επιλογή Χρήση τρέχοντος εγγράφου που βρίσκεται στην περιοχή “Επιλογή εγγράφου έναρξης”. • Στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών βλέπουμε το σύνδεσμο, Προηγούμενο: Επιλογή τύπου εγγράφου. • Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο σύνδεσμο Επόμενο: Επιλογή παραληπτών. • Περνάμε στο Βήμα 3 από 6. • Από την περιοχή “Επιλογή παραληπτών”, κάνουμε κλικ στην επιλογή Πληκτρολόγηση νέας λίστας. • Από την περιοχή “Πληκτρολόγηση νέας λίστας”, κάνουμε κλικ στο σύνδεσμο Δημιουργία. • Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου “Νέα λίστα διευθύνσεων”. • Κάνουμε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή στηλών. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου “Προσαρμογή λίστας διευθύνσεων”. • Στην περιοχή “Ονόματα πεδίων”, μπορούμε να προσθέσουμε, να διαγράψουμε ή και να μετονομάσουμε πεδία. • Για να διαγράψουμε ένα πεδίο, το επιλέγουμε, κάνοντας κλικ πάνω του και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο κουμπί Διαγραφή. • Για να προσθέσουμε ένα πεδίο, κάνουμε κλικ στο κουμπί Προσθήκη. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου “Προσθήκη πεδίου”. Πληκτρολογούμε το όνομα του πεδίου, για παράδειγμα Όνομα, και κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. • Δημιουργούμε τα πεδία με βάση τις ανάγκες μας. • Κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου “Νέα λίστα διευθύνσεων” με τα πεδία που εμείς διαμορφώσαμε. • Καταχωρίσεις στοιχείων μπορούμε να κάνουμε άμεσα ή και αργότερα. Κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου “Αποθήκευση λίστας διευθύνσεων”. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, δίνουμε όνομα Συμμαθητές και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. • Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου “Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας”. Στην περιοχή “Αρχείο προέλευσης δεδομένων”, επιλέγουμε το αρχείο μας, δηλαδή Συμμαθητές. • Κάνουμε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία. Εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου. Εισάγουμε τα δεδομένα στα αντίστοιχα πεδία. • Για να κάνουμε νέα εισαγωγή δεδομένων, κάνουμε κλικ στο κουμπί Νέα καταχώρηση. • Για να διαγράψουμε μια καταχώριση δεδομένων, την επιλέγουμε και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο κουμπί Διαγραφή καταχώρησης. • Όταν τελειώσουμε με τις καταχωρίσεις δεδομένων, κλείνουμε το παράθυρο διαλόγου. • Κάνοντας κλικ στο κουμπί ΟΚ, εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου. • Κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ και επιστρέφουμε στο έγγραφό μας. • Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο σύνδεσμο Επόμενο: Σύνταξη της επιστολής. Περνάμε στο Βήμα 4 από 6. Για να εισάγουμε ένα πεδίο μέσα στο κυρίως έγγραφο, τοποθετούμε το σημείο εισαγωγής στην επιθυμητή θέση: • Από την περιοχή “Σύνταξη της επιστολής”, κάνουμε κλικ στο σύνδεσμο Άλλα στοιχεία. • Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου “Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης”. • Κάνουμε κλικ στην επιλογή Πεδία βάσης δεδομένων. • Από τη λίστα “Πεδία” επιλέγουμε το κατάλληλο πεδίο και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή. Τα πεδία περικλείονται μέσα σε εισαγωγικά «». • Για να κάνουμε εισαγωγή πρόσθετου πεδίου, κλείνουμε το παράθυρο διαλόγου “Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης”, κάνοντας κλικ στο κουμπί Κλείσιμο. • Τοποθετούμε το σημείο εισαγωγής στην επιθυμητή θέση. Από την περιοχή “Σύνταξη της επιστολής”, κάνουμε κλικ στο σύνδεσμο Άλλα στοιχεία. • Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου “Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης”. Επιλέγουμε το νέο πεδίο και κάνουμε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή. • Εισάγουμε τα πεδία Τίτλος, Όνομα, Επώνυμο, Διεύθυνση1, Ταχυδρομικός Κώδικας, Πόλη στην κατάλληλη θέση. • Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο σύνδεσμο Επόμενο: Προεπισκόπηση των επιστολών. • Περνάμε στο Βήμα 5 από 6. • Στο κύριο έγγραφο εμφανίζεται ο πρώτος παραλήπτης. Κάνοντας κλικ στα κουμπιά εμπρός – πίσω, εμφανίζονται οι υπόλοιποι παραλήπτες. • Κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο Εύρεση παραλήπτη, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου ”Εύρεση καταχώρησης”. • Από την αναδιπλούμενη λίστα “Αυτό το πεδίο”, μπορούμε να δούμε τη λίστα παραληπτών με βάση το πεδίο επιλογής. • Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο σύνδεσμο Επόμενο: Ολοκλήρωση της συγχώνευσης. • Περνάμε στο Βήμα 6 από 6. • Για να τυπώσουμε τις επιστολές, κάνουμε κλικ στο σύνδεσμο Εκτύπωση. • Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου “Συγχώνευση στον εκτυπωτή”. • Για να τυπώσουμε όλες τις προσκλήσεις, επιλέγουμε Όλες. Κάνοντας κλικ στο κουμπί ΟΚ, θα αρχίσει η εκτύπωση. Με τον τρόπο αυτόν, μπορούμε να αλλάξουμε τους παραλήπτες των προσκλήσεων, να αφαιρέσουμε ή να προσθέσουμε παραλήπτες και να τυπώσουμε αυτοματοποιημένα όλες τις προσκλήσεις.